Dateien

Dateien in PrüfSmart dienen dazu, alle relevanten Dokumente zentral zu speichern und einem Objekt oder Auftrag zuzuordnen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle hochgeladenen Unterlagen.

Dateiübersicht

Im linken Menü finden Sie den Reiter „Dateien“.

Dort werden alle Dateien angezeigt, die in PrüfSmart hochgeladen wurden – unabhängig davon, ob sie zu einem Objekt oder einem Auftrag gehören.

Dateien hochladen

Dateien können an zwei Stellen hochgeladen werden:

• Über Objekte
• • Öffnen Sie das gewünschte Objekt.
  • Wechseln Sie zum Reiter „Dateien“ und laden Sie dort die zugehörigen Dokumente hoch.
• Über Aufträge
• • Öffnen Sie den entsprechenden Auftrag.
  • Wechseln Sie ebenfalls zum Reiter „Dateien“ und laden Sie dort die Dokumente hoch.

Beim Hochladen können Sie festlegen, ob die Datei für den Kunden sichtbar sein soll oder nicht, sofern der Kunde Zugriff auf das Objekt oder den Auftrag hat.

Nach dem Klick auf „Hochladen“ erscheint die Datei automatisch in der Dateiliste.

Dateien bearbeiten

Nach dem Upload können Sie eine Datei weiter bearbeiten:

1. Klicken Sie rechts neben der Datei auf „Dokument bearbeiten“.
2. Ergänzen oder ändern Sie folgende Informationen:

• • Dokumenttyp
  • Titel
  • Aktenzeichen
  • Organisation
  • Status
  • Notiz

3. Sie können jederzeit festlegen, ob die Datei für den Kunden sichtbar sein soll oder nicht.

Alle Änderungen lassen sich auch später erneut anpassen.

Dateien beim Kunden anfragen

Sie können auch gezielt Dateien beim Kunden anfragen:

1. Öffnen Sie das zugehörige Objekt oder den Auftrag.
2. Wechseln Sie zum Reiter „Dateien“.
3. Klicken Sie auf „Dateien anfragen“.
4. Tragen Sie die benötigten Informationen ein, z. B.:

• • Titel
  • Hinweis für den Kunden
  • Dokumenttyp
  • Dokumenttitel
  • Aktenzeichen
  • Organisation
  • Erstelldatum
  • Status

5. Klicken Sie auf „Link erzeugen“.

Den erzeugten Link können Sie an den Kunden weitergeben, sodass dieser das angefragte Dokument direkt hochladen kann.

Zusätzlich können Sie festlegen:

• ob die Anfrage im Kundendashboard angezeigt wird
• und ob der Kunde eine Informations-E-Mail erhalten soll

Hinweis: Dateien und Dateianfragen sorgen für einen strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Kunden.

Aktualisiert am: 10/02/2026