Question 1

Welche Konfigurationen kann ich vornehmen?

Accepted Answer

In PrüfSmart haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen an Ihre internen Abläufe anzupassen. Die wichtigsten Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie im Bereich „Einstellungen“ unter dem Reiter "Konfiguration". Sie können

Nummerierung

Sie können definieren, wie die Nummern für neue Objekte, Aufträge und Angebote aufgebaut sind. Dabei könne Sie

den Startwert ändern: Wählen Sie eine beliebige Startziffer, z. B. „1000“ oder „500“.
ein Präfix hinzufügen: Ergänzen Sie eine feste Zeichenfolge vor der Nummer, z. B. „OBJ-“ oder „ANG-“.
ein Suffix hinzufügen : Ergänzen Sie eine Zeichenfolge am Ende der Nummer, z. B. „-2025“. Diese Einstellungen helfen Ihnen, Ihre Dokumente und Vorgänge einheitlich und nachvollziehbar zu strukturieren.

Prüfgesellschaften

Sie haben außerdem die Möglichkeit, verschiedene Prüfgesellschaften zu hinterlegen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten. Diese können Sie später bei der Erstellung von Aufträgen auswählen. So sorgen Sie für eine klare Zuordnung

Question 2

Was kann Prüfsmart?

Accepted Answer

PrüfSmart ist ein Softwarelösung zur Durchführung technischer Prüfungen mittels mobiler Endgeräte und Standardisierung von Arbeitsprozessen.

Web-App

In der Web-App können die Nutzer alle laufenden und abgeschlossenen Prüfvorgänge einsehen, steuern und verwalten.

Mobile App

Die mobile App dient dem Prüfer zur Dateneingabe und ist auch offline nutzbar.

Prüfungsvorbereitung

Die Kundendaten werden per Web-App eingegeben oder anderer Software importiert.

Prüfungsdurchführung

Der Prüfer ruft den Prüfvorgang an seinem mobilen Endgerät auf und ergänzt weitere Prüfungsdaten bzw. Mängelbefunde.

Prüfungsbearbeitung

Nach Abschluss der Prüfung kann der Vorgang an das Sekretariat versendet werden.

Auftragsabschluss

Im Anschluss an die Kontrolle kann der Bericht versendet werden, bzw. die Daten an angeschlossene Systeme übertragen werden.

Nachprüfung

Datensätze werden serverseitig archiviert und können für weitere Prüfvorgänge aufgerufen werden, sodass die Vorbereitungszeit minimiert wird.

Question 3

Wie lege ich ein Unternehmen an?

Accepted Answer

In PrüfSmart können Sie Unternehmen erfassen, um Stammdaten Ihrer Geschäftspartner zentral zu verwalten. Unternehmen lassen sich anschließend Objekten zuordnen und spielen damit eine wichtige Rolle in der Verwaltung von Aufträgen und Angeboten.

Unternehmen erstellen – Schritt für Schritt

Klicken Sie im linken Menü auf „Unternehmen“, um die Übersicht Ihrer bestehenden Unternehmen zu öffnen.
Wählen Sie „Neues Unternehmen“.
Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die folgenden Informationen erfassen können:
- Name
- Adresse
- Rechtsform
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Optional können Sie direkt einen Rabatt für das Unternehmen hinterlegen. Dieser Rabatt wird automatisch in den entsprechenden Angeboten berücksichtigt.
Speichern Sie das Unternehmen, um es für Objekte und Aufträge verfügbar zu machen.

Unternehmen Objekten zuordnen

Öffnen Sie das gewünschte Objekt.
Wählen Sie im Bereich „Unternehmen“ das passende Unternehmen aus.
Dadurch wird das Unternehmen mit dem Objekt verknüpft und in allen relevanten Prozessen berücksichtigt.

Question 4

Wie lade ich Mitarbeiter ein?

Accepted Answer

In PrüfSmart können Sie weitere Mitarbeiter zu Ihrer Organisation (Team) einladen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Mitarbeiter einladen

So laden Sie einen neuen Mitarbeiter ein:

Klicken Sie im linken Menü auf Mitglieder.
Wählen Sie dort Mitglieder einladen.
Es öffnet sich ein Eingabefenster. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
Der Mitarbeiter erhält automatisch eine Einladung per E-Mail mit einem Registrierungslink.

Hinweis: Nur der Organisator (die Person, die das Team ursprünglich erstellt hat) kann neue Mitglieder einladen.

Organisationen (Teams) wechseln

Wenn ein Benutzer mit mehreren Firmen zusammenarbeitet, kann er mit demselben PrüfSmart-Konto in mehreren Teams aktiv sein.

Der Wechsel zwischen Organisationen erfolgt über das Auswahlmenü oben rechts im Bildschirm. Klicken Sie dort auf Team wechseln und wählen Sie das gewünschte Team aus.

Lizenzen

Um neue Mitarbeiter einzuladen, müssen im Team genügend freie Lizenzen vorhanden sein.

Ist keine Lizenz mehr verfügbar, kann keine weitere Einladung versendet werden.
Die Anzahl der Lizenzen kann direkt über Lizenzen bearbeiten angepasst werden.

Question 5

Wie erstelle ich ein Objekt?

Accepted Answer

Wie lege ich ein Objekt an?

In PrüfSmart wird jedes zu prüfende Bauwerk als Objekt bezeichnet. Ein Objekt bildet die Grundlage für Ihre Aufträge und Projekte – daher muss es immer zuerst angelegt werden. Zu einem Objekt können beliebig viele Aufträge hinzugefügt werden.

Objekt erstellen – Schritt für Schritt

Klicken Sie im linken Menü auf „Objekte“, um die Übersicht Ihrer bestehenden Objekte zu öffnen.
Wählen Sie „Neues Objekt anlegen“.
Es öffnet sich ein Eingabefenster. Tragen Sie hier alle Informationen ein, die Sie zu Ihrem Objekt bereits haben (z. B. Name, Standort, Beschreibung).

Hinweis: Sie müssen nicht alle Felder sofort ausfüllen – zum Anlegen reicht es, dem Objekt einen Namen zu geben.

Daten später ergänzen oder ändern

Alle Informationen zu einem Objekt können Sie jederzeit:

bearbeiten,
ergänzen,
oder löschen. So können Sie Objekte schnell erfassen und später vervollständigen, wenn weitere Daten vorliegen.

Question 6

Wie lege ich ein Auftragt an?

Accepted Answer

Wie lege ich einen Auftrag an?

In PrüfSmart können Sie neue Aufträge anlegen, um die Prüfungen von Bauwerken für Ihre Kunden zu verwalten. Jeder Auftrag wird immer einem Objekt zugeordnet, da ein Objekt die Grundlage für alle dazugehörigen Prüfungen bildet.

Auftrag erstellen – Schritt für Schritt

Klicken Sie im linken Menü auf „Aufträge“, um die Übersicht Ihrer bestehenden Aufträge zu öffnen.
Wählen Sie „Neuen Auftrag anlegen“.
Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie alle verfügbaren Informationen zu Ihrem Auftrag eintragen können (z. B. Bezeichnung, Beschreibung, Terminangaben).
Wählen Sie das zugehörige Objekt, zu dem der Auftrag gehören soll. Hinweis: Ein Auftrag kann nicht ohne ein verknüpftes Objekt angelegt werden. Legen Sie das Objekt daher vorab an, falls es noch nicht existiert.

Felder ausfüllen und später bearbeiten

Sie müssen beim Anlegen nicht alle Felder sofort vollständig ausfüllen. Alle Angaben können Sie später jederzeit:

ergänzen
ändern
oder löschen So können Sie auch unvollständige Aufträge erfassen und später vervollständigen, sobald alle Informationen vorliegen.

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